El manual de procedimiento se refiere a un instrumento administrativo, el cual le da apoyo a los pequeños quehaceres que se deben hacer cotidianamente en las distintas áreas dentro de una empresa.
En estos se consignan metódicamente las acciones y operaciones que se deben seguir para poder llevar a cabo las funciones generales para que la empresa pueda funcionar bien. También permite que se haga un seguimiento secuencial de actividades anteriores, programándolas en un orden lógico y en el tiempo indicado.
¿Cómo se conforma un manual de procedimiento?
- Identificación: en esta parte debe ir el nombre oficial y el logotipo que usa la empresa
- Índice o contenido: es donde se encuentran las paginas correspondientes al contenido dentro del manual, lo que les facilita a los empleados a ubicar su área
- Prologo o introducción: una breve exposición sobre el documento, que se encuentra dentro de su contenido y la importancia de revisarlo a fondo. Ver aquí como hacer una introducción.
- Objetivos del procedimiento: se debe explicar cuál es el propósito de dicho documento, dejando claro que su finalidad es uniformar y controlar que se cumplan las rutinas de las diferentes áreas en la empresa, evitando así los errores o fallas
- Áreas de aplicación: es donde se clasifican los procedimientos y se atienden los alcances que tiene cada individuo, tanto en su propia área como la influencia que tiene en otras
- Políticas y normas de operación: en esta sección deberán incluirse los lineamientos generales de las acciones que determinan cual es la responsabilidad de las diversas instancias participantes en el procedimiento.
- Glosario de términos: se trata de una pequeña lista que sirve de apoyo o consulta, es de carácter técnico y está relacionado con el contenido del manuscrito.
Pasos para crear un manual de procedimiento
Cuando se tiene planeado abrir una nueva sucursal, crear alguna franquicia de un negocio que lleve años en el mercado o simplemente comenzar a usar un sistema de calidad para garantizar las ventas, se debe realizar un manual de procedimiento, para ello se deben seguir algunos pasos importantes.
- Antes de comenzarlo se debe definir su estructura, cada concepto que se escriba requiere de ciertas características y particularidades, como los son el lenguaje, los ejemplos gráficos, entre otros
- En indispensable que no todo el manual tenga la misma línea de redacción, ya que algunos segmentos se dirigen al ejecutor u operador, por tanto, se debe distinguir con facilidad en el contenido quien será el usuario del mismo
- Debe definirse si se realizara un documento por cada puesto, área o uno para la organización completa. Esto permitirá saber si es necesario crear algunos sub manuales para cada caso
- Se tienen que delimitar las políticas que le corresponden a cada individuo al desempeñar sus actividades
- Identificar y seleccionar cuales son los procesos principales del negocio, para así plasmarlos en el documento, todo esto teniendo en cuenta que solo deben contener información requerida por los empleados
- La redacción del manual debe ser ágil, dinámica y accesible, pero al mismo tiempo concreta. Los elementos gráficos y visuales son de suma importancia, ya que facilitan el entendimiento de los trabajadores en sus puestos
Ventajas de un manual de procedimiento
Contar con esta herramienta le brinda grandes ventajas a la empresa, algunas de ellas son:
- Auxilian al personal a tener un mejor adiestramiento y capacitación
- Describen de manera detallada todas las actividades que se desarrollan en cada uno de los puestos
- Sirven como guías del trabajo que se debe ejecutar
- Le proporciona al personal una visión más integral de la empresa
- Permite que aquellos que se encargan del de la parte operativa conozcan cuales son los pasos que deben seguir para desarrollar todo correctamente
- Indican de forma explícita las interrelaciones con el resto de los puestos dentro de la empresa
¿Qué empresas deben tener un manual de procedimiento?
Son requeridos por todas las organizaciones públicas o privadas, nacionales o trasnacionales, tanto pequeñas, como medianas o grandes, que sean o no sin fines de lucro. Es decir, todas aquellas que requieran de una normalización en sus operaciones.
También aquellas que deseen eliminar o reducir el estrés laboral, y por tanto el desperdicio de tiempo, quieran duplicar su cultura organizacional tanto en sus puntos de ventas como en sus diversas sucursales.
Además, si desean tener grandes incrementos o consolidar una posición competitiva, mantener o acrecentar sus ventas y rentabilidad, brindándoles satisfacción y utilidad a los clientes que recurran a la franquicia en cuestión.
¿Cuándo se debe justificar un manual de procedimiento?
Cuando las pérdidas, los conflictos entre los diversos departamentos de la empresa, así como las quejas de varios clientes resulten en desventajas grandes para la organización. También puede deberse a la apertura de una segunda sucursal y es necesario delegar algunas responsabilidades en los administradores y encargados.
